En pleine pandémie de COVID-19, les communes ont dû adapter leur communication auprès de leurs habitants afin de transmettre les informations utiles et garder le lien avec eux. Les supports numériques sont plébiscités puisqu'ils permettent de communiquer à distance et en toute sécurité avec l'ensemble des administrés. Mais quels sont-ils ? Comment les utiliser au mieux ? De façon générale, comment adapter sa communication ? Qu'en est-il des moyens de communication traditionnels ?
Quid de la communication dans une commune ?
Sans doute faut-il avant tout distinguer les types de communication afin de construire son contenu et choisir ses supports. Il existe, en effet, au sein d'une commune trois types de communication : la communication interne qui s'adresse aux employés communaux principalement, la communication institutionnelle qui vise les administrés afin de transmettre les informations sur la vie de la commune, enfin la communication du Maire qui, parfois difficile à cerner de la précédente surtout dans les petites communes, est davantage orientée politique.
Nous nous attacherons ici à développer les enjeux et les solutions pour la communication du Maire auprès de ses administrés sur la vie de la commune, soit la communication institutionnelle.
À quoi ça sert de communiquer ?
L'objectif principal de votre communication institutionnelle est de pouvoir expliquer clairement par vous-même et non par personnes interposées ou par les médias les choix de la municipalité sur la vie de la commune. Il peut s'agir de développements sur une finalité ou de questionnements pour attendre les retours de vos administrés afin de prendre une décision finale.
Cet exercice permet de valider les décisions de la municipalité tout en impliquant les administrés dans les avancées de la commune.
En communiquant régulièrement, vous informez les habitants de l'évolution de la commune et vous leur permettez de connaître les projets pour lesquels vous travaillez. Ainsi, les réalisations pour la commune sont mises en valeur auprès de chaque administré.
Il en résulte que vous créez une certaine proximité avec les habitants de la commune, que vous gagnez leur confiance en acceptant de les impliquer et de leur expliquer vos décisions. Ainsi, cette attitude de transparence et d'information contribue au bien-être de chacun dans votre commune et suscite l'échange dans la bienveillance.
Des discours, des éditos : et si on essayait en vidéo ?
Le discours reste la façon la plus directe de vous adresser à vos administrés. Ainsi, le traditionnel discours de voeux qui revient sur l'année passée en lien avec le discours du premier adjoint et qui annonce les projets à venir est le meilleur moyen de convaincre et d'entraîner avec conviction les personnes qui vous auront écouter. Les discours sont indispensables dans beaucoup de situations et apportent non seulement un impact important sur le moment auprès de votre auditoire mais sont généralement repris par les médias en substance et diffusés ainsi auprès de tous vos administrés. Les discours facilitent la transmission des informations mais également des intentions et évitent toute interprétation erronée. Ainsi, dans toutes les situations le discours est un passage obligé qui vous ouvre toutes les portes d'une communication réussie et efficace.
C'est pour cette raison que Discours.fr a développé une offre de plus de 700 modèles de discours et éditos qui sont davantage des guides que vous pouvez facilement personnaliser. Toutes les situations qu'un Maire peut rencontrer dans sa commune ont été traitées, aussi bien les discours de voeux que les discours de mariage (plus de 60 modèles pour vous adapter à tous les couples) ou les discours de fête et de commémoration. Nous avons également envisagé toutes les inaugurations au fil des projets de votre commune. Ces textes ont été rédigés, pour la plupart, à la demande de nos Maires abonnés et correspondent au mieux à la vie d'une commune. Lorsqu'un Maire rencontre une situation pour laquelle nous n'avons pas encore rédigé de discours, nous écrivons un modèle adapté en 48 heures ouvrées. Tous ces discours avec les éditos et des services en plus sont accessibles pour tous nos abonnés : en savoir plus sur l'abonnement au Pack Communication du Maire.
Actuellement, la situation sanitaire nous empêche de nous réunir et les discours peuvent être diffusés en vidéo via le site internet de la commune ou Facebook.
Le bulletin ou magazine communal est un support à privilégier en ce moment. Il permet de communiquer sur les projets de la commune mais également sur les actualités des habitants, des associations, des commerçants et de la vie de la commune. L'éditorial du bulletin municipal est une introduction du Maire pour s'adresser à tous ses administrés afin de donner une lecture des événements, des actions, des projets de la commune. Il est une adresse directe aux habitants comme si vous leur parliez, il vous permet de faire passer de façon durable vos messages importants.
Les supports papier à afficher à la mairie ou sur les panneaux d'affichage sont également utilisés pour diffuser les informations officielles à la population.
Certains maires sont conscients que les personnes âgées par exemple n'ont pas accès aux supports numériques et privilégient la distribution de flyers ou prospectus directement dans les boîtes aux lettres des administrés.
Nous avons constaté également que dans certaines communes, le lien avec ces personnes était conservé par l'appel téléphonique, notamment pendant le confinement pour prendre des nouvelles mais également pour diffuser les informations utiles.
Désormais, les supports numériques sont devenus incontournables pour les grandes et moyennes communes mais également pour les petites. Ils sont une solution très intéressante pendant cette crise sanitaire.
Le site internet de la commune contient les informations générales sur la commune pour les administrés et pour les visiteurs. Essentiel pour les nouveaux arrivants dans la commune, le site internet donne les informations qui vont de la présentation de la commune et ses atouts, à la diffusion des informations pratiques, en passant par les actualités de la commune et des habitants. Ce support a l'avantage de pouvoir diffuser les informations en masse et en temps réel à moindre coût par rapport à une impression.
Là également, l'édito du Maire est un espace privilégié pour accueillir les visiteurs du site internet et de la commune ainsi que pour exprimer les messages importants que vous souhaitez faire passer à vos administrés. Celui-ci peut-être sous la forme écrite mais également en vidéo. De nombreux outils sont à votre disposition pour vous filmer dans une bonne qualité et transmettre une vidéo de qualité pour une adresse directe à vos administrés. Avec un effet presque aussi touchant que le discours, l'édito vidéo est une solution qui vous rapproche de vos administrés et vous permet de communiquer au-delà des mots, votre implication dans la gestion de la commune.
Notre Pack Communication du Maire propose ainsi de nombreux éditos du Maire qui traitent de tous les sujets importants qui peuvent intéresser une commune. Tous les ans, nous proposons plusieurs éditos pour les voeux du Maire dans le premier bulletin municipal de l'année. Nous avons, par exemple, suivi les différentes phases du confinement et du déconfinement pour que nos abonnés puissent préparer leur édito facilement et communiquer rapidement avec leurs administrés. Pour découvrir le Pack Communication du Maire
Un blog permet d'offrir un espace d'échange avec les administrés plus ludique et permet des activités comme poster des dessins d'enfants, des photos de fêtes dans la commune, des partages autour des écoles ou des associations. Des échanges d'idées ou d'expériences peuvent être enrichissants pour la commune et ouvrir des pistes de réflexion.
Les communes sont maintenant très souvent dotés de comptes sur les réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter. Ils permettent aux administrés de s'abonner à un flux d'informations et ainsi recevoir des notifications dès qu'une actualité est publiée. Ces réseaux sociaux permettent de transmettre des informations en temps réel sur les informations pratiques de la commune, tout aussi bien les horaires d'ouverture de la mairie qui sont modifiées que la date d'une inauguration ouverte au public.
De nouvelles applications qui vont dans ce sens ont vu le jour telles que Neocity, Mairieconnect ou IntraMuros. Les informations arrivent directement sur les smartphones de vos administrés abonnés au compte de la commune et vous permettent de transmettre en toute facilité vos informations dans l'instant.
Communiquer c'est bien, optimiser c'est mieux
À travers toutes ces formes de communication, il n'est pas forcément facile de se repérer et de savoir comment adapter la forme de ses informations. Nous vous livrons quelques astuces qui vous permettront d'optimiser votre communication globale.
Le meilleur moyen de toucher tous vos administrés est de multiplier les sources d'informations et donc de varier les supports de communication.
Il faut aussi faire des choix et la question que vous devez vous poser est de connaître la cible de l'information que vous souhaitez partager. Ainsi, vous devez avant tout bien cerner les administrés qui sont concernés. De cette manière, vous pourrez choisir le support adéquat et formuler vos propos en fonction du public visé.
N'hésitez pas à diversifier vos messages et utiliser des formes différentes. Tout en restant sérieux, vous pouvez jouer sur la forme de vos propos en y mettant toute votre spontanéité. Vos administrés seront d'autant plus assidus à vous lire que vos propos seront vivants.
Enfin, dans la mesure du possible, vous aurez un meilleur retour si vous arrivez à personnaliser vos messages, par exemple en indiquant les noms et prénoms ou simplement en utilisant le plus souvent le gentilé de vos administrés.
Plus de communication, c'est bien...
Vous pensez peut-être que vous n'allez pas avoir de temps de peaufiner ainsi votre communication en multipliant tous les canaux de diffusion. Certains Maires emploient une personne dédiée mais dans ce cas, la personne en question doit être à votre écoute et faire preuve d'un vrai talent d'écriture.
Le mieux est tout de même de maîtriser vous-même votre communication. Néanmoins, la communication numérique pourrait être illimitée. Alors, à vous d'imposer votre rythme et de vous y tenir car vos administrés vont vite prendre vos habitudes !
Des outils numériques existent également afin de gérer l'envoi de vos posts sur les différents réseaux sociaux comme Buffer.com en même temps ou en différé.
Nous vous souhaitons bon courage et nous espérons que nos discours, nos éditos et nos conseils vous seront utiles !